Thiết kế là một bước khá quan trọng trong quá trình xây dựng một cơ sở dữ liệu. Trong hệ thống quản lý dữ liệu, các công việc chủ yếu được thực hiện không chỉ là thu thập dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, và khôi phục các dữ liệu mà quan trọng hơn cả là chuyển đổi dữ liệu đó thành thông tin. Các thông tin thu được từ dữ liệu càng nhanh chóng, và gần gũi với tình trạng thực tiễn bao nhiêu thì việc tạo quyết định càng chính xác và càng có nhiều ý nghĩa.
HTTT không phải đột nhiên xuất hiện mà nó là sản phẩm của một quá trình phát triển từng bước. Để xác định nhu cầu về dữ liệu và thiết kế nó, trước hết ta cần phải phân tích các dữ liệu mà doanh nghiệp thường xuyên thu thập được từ những dữ liệu đó. Do bản chất của thông tin là luôn thay đổi và luôn biến động nên HTTT xây dựng được ngày hôm nay, có thể không còn thích hợp trong ngày mai. Trong tương lai, có thể chúng ta sẽ lưu ý tới những thông tin hoàn toàn khác với những gì mà ngày nay chúng ta coi là quan trọng nhất. Vì vậy, nói tới thiết kế HTTT, ta cần hình dung đó như là quá trình không ngừng nghỉ, bước sau coi bước trước là tiền đề để xây dựng và tạo ra một vòng sống của hệ thống.
Bạn đang xem: Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu
Do tính chất đó của HTTT, nên hệ cơ sở dữ liệu phục vụ nó cũng cần phải được đánh giá và xây dựng trên cơ sở một quá trình liên tục và cần lưu ý tới chu kỳ sống của một cơ sở dữ liệu, nghĩa là lưu ý tới khi nó không còn đáp ứng được cho nhu cầu đòi hỏi những thông tin cần thiết nữa. Như vậy, vấn đề quan trọng đầu tiên là hệ cơ sở dữ liệu sẽ cung cấp những thông tin gì cho người sử dụng và nó có phù hợp với yêu cầu của người sử dụng không.
Chuyển đổi dữ liệu thành thông tin
Dữ liệu là tất cả những gì cơ bản nhất xuất hiện một cách tự nhiểntong cuộc sống của chúng ta. Tất cả những sự kiện tự nhiên đó được thu thập và lưu trữ trong một hệ cơ sở dữ liệu. Chẳng hạn như, khi một ngân hàng muốn thu thập thông tin về khách hàng, nó sẽ cần những dữ liệu như tuổi của khách, giới tính, những khoản nợ lau dài sẵn có của khách, những khoản nợ ngắn hạn mà khách chưa trả cho ngân hàng hoặc cho các chủ nợ khác, mức độ học vấn của khách, quá trình hoạt động của khách, v..v… Những dữ liệu thu thập được càng rõ ràng bao nhiêu thì việc phân tích nó càng dễ dàng bấy nhiêu.
Một vấn đề quan trọng là các dữ liệu thường rất hiếm khi trực tiếp có ích cho những quyết định của người sử dụng chúng. Nói cách khác, người tạo quyết định thường cần dùng thông tin là kết quả của quá trình xử lý và phân tích dữ liệu để đưa chúng về dạng có ý nghĩa hơn.
Quá trình chuyển đổi dữ liệu thành thông tin có thể dựa trên các bảng tổng hợp dữ liệu, hoặc dựa trên báo cáo chi tiết, hoặc dựa trên các số liệu thống kê phức tạp từ các dữ liệu sẵn có. Bất cứ sử dụng phương pháp nào thì việc tạp quyết định vẫn chính là dựa trên một vài dạng chuyển đổi dữ liệu. Nếu không có dữ liệu, ta sẽ không thể chuyển đổi được thành thông tin cần thiết.
Chu kỳ phát triển cơ sở dữ liệu
Trong một hệ thông tin lớn thì cơ sở dữ liệu thường xuyên được xây dựng thông qua một quá trình liên tục có lặp lại mà người ta thường gọi là vòng đời của cơ sở dữ liệu. Mỗi một quá trình như vậy thường được cấu tạo từ sáu bước cơ bản như minh hoạ trong .
Nghiên cứu ban đầu về cơ sở dữ liệu
Mục đích cơ bản của quá trình nghiên cứu ban đầu về cơ sở dữ liệu biểu diễn trên gồm những vấn đề sau:
Phân tích tình trạng của doanh nghiệp; Xác định vấn đề tồn tại và các hạn chế; Xác định các mục tiêu cơ bản; Xác định phạm vi thực hiện và những ranh giới thực hiện.Việc xác định chính xác những thông tin đầu tiên này sẽ cho phép chúng ta thiết lập một cơ sở dữ liệu hợp lý và có hiệu quả trong công việc.
Tình trạng của một doanh nghiệp là tất cả những tình trạng và điều kiện chung ảnh hưởng tới quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tới cấu trúc tổ chức của nó, và tới nhiệm vụ chính của nó trong thời gian ngắn cũng như trong một thời gian lâu dài. Để nắm vững được tình trạng của doanh nghiệp, người thiết kế buộc phải nắm vững được những thông tin cơ bản sau:
Môi trường hoạt động của doanh nghiệp có những đặc điểm gì? Doanh nghiệp có nhiệm vụ chính gì trong môi trường hoạt động đó?
Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp như thế nào? Ai là người điều hành các hoạt động của doanh nghiệp, của từng bộ phận trong doanh nghiệp? Dòng thông tin được chuyển dịch trong tổ chức theo dạng như thế nào? Từng bộ phận phải tổng hợp những dạng báo cáo nào để phản ánh tình hình hoạt động của bộ phận và của doanh nghiệp?
Xác định vấn đề và các hạn chếSau khi đã có những hình dung ban đầu, công việc của người thiết kế cơ sở dữ liệu là nhanh chóng tìm ra những vấn đề còn tồn tại trong doanh nghiệp. Thông thưòng đối với các doanh nghiệp đã có một thời gian hoạt động lâu dài, sẽ tồn tại nhiều nguồn thông tin khác nhau. Đó có thể là những nguồn thông tin chính thức hoặc không chính thức. Những thông tin này có thể được lưu trữ và thành lập bằng tay hoặc máy tính. Tìm hiểu đựơc tất cả những nguồn thu thập thông tin sẵn có này trong doanh nghiệp là vấn đề hết sức quan trọng. Đặc biệt là cần tìm hiểu con đường mà các báo cáo di chuyển trong một doanh nghiệp.
Từ tất cả những nguồn đã nắm bắt được đó, quá trình xác định các vấn đề còn tồn tại mới bắt dầu đựơc thực hiện và nó được thực hiện một cách không có bất cứ một tổ chức cấu trúc nào. Một vấn đề cần lưu ý là người quản lý và người trực tiếp thực hiện công việc cụ thể trong một doanh nghiệp có những cách nhìn nhận hoàn toàn khác nhau. Vì vậy, khi tiến hành quá trình tìm hiểu những vấn đề thực sự đang tồn tại trong doanh nghiệp, cần phải thu thập tất cả những ý kiến khác nhau của các đối tưọng khác nhau của các đối tượng khác nhau nghĩa là những người nắm những trọng trách khác nhau trong doanh nghiệp.
Xác định mục tiêuHệ thống cơ sở dữ liệu cần phải được thiết kế sao cho nó có thể giải quyết những vấn đề cơ bản xác định được trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Một vấn đề nảy sinh trong một doanh nghiệp có thể được phát hiện từ nhiều nguồn khác nhau. Chẳng hạn như cả phòng marketing và phòng sản xuất đều phát hiện ra dự trữ hàng tồn kho là không hiệu quả trong một doanh nghiệp. Nếu việc thiết kế cơ sở dữ liệu có khả năng tạo một cơ sở dữ liệu một tập hợp các bước có hiệu quả cho việc quản lý, thì tất cả các phòng ban sẽ đều có thể tham gia vào quá trình.
Lưu ý rằng những nghiên cứu đầu tiên làm phát sinh các giải pháp cho các vấn đề. Nhiệm vụ của người thiết kế là phải làm sao cho các vấn đề. Nhiệm vụ của người thiết kế là phải làm sao cho các đối tượng của hệ cơ sở dữ liệu xuất hiện trước con mắt của người thiết kế cũng phải hoàn toàn phù hợp với con mắt của người sử dụng. Trong bất cứ trường hợp nào, người thiết kế cơ sở dữ liệu cần phải bắt đầu bằng việc trả lời các câu hỏi dạng: đối tượng của hệ cơ sở dữ liệu là ai, liệu hệ giao diện có phù hợp với những hệ thống đang tồn tại hay những hệ thống sẽ ra đời trong tương lai không, liệu hệ cơ sở dữ liệu có chia sẻ được thông tin và dữ liệu với những cơ sở dữ liệu khác không và giữa những người sử dụng khác nhau không.
Xem thêm: Cách Làm Trắng Răng Đơn Giản Tại Nhà Đơn Giản, Các Phương Pháp Làm Trắng Răng Tại Nhà Đơn Giản
Người thiết kế cũng cần phải quan tâm tới những phạm vi và giới hạn hiện đang tồn tại. Phạm vi xác định việc thiết kế cơ sở dữ liệu dựa trên những yêu cầu đòi hỏi của việc điều hành. Người thiết kế phải xác định được rõ ràng, hệ cơ sở dữ liệu sẽ phục vụ những phòng ban nào trong doanh nghiệp, phục vụ những chức năng chủ yếu nào trong những phòng ban đó. Nhờ đó, việc thiết kế cấu trúc của cơ sở dữ liệu, xác định kích cỡ vật lý của cơ sở dữ liệu, dạng và số các trường khác nhau trong cơ sở dữ liệu, cũng như một số các thông số cụ thể khác.
Ngoài ra, những giới hạn bên ngoài của hệ cơ sở dữ liệu cũng cần được xác định cụ thể. Những giới hạn này bao gồm những vấn đề dạng như ngân quỹ phục vụ cho quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, những giới hạn về phần cứng và phần mềm trợ giúp cho quá trình đó. Trong thực tế, giới hạn của các phần cứng và phần mềm hỗ trợ chính nó cũng xác định chu kỳ sống của một hệ cơ sở dữ liệu.